Hãy coi chừng nếu quán nào của bạn cũng đông mà cuối mùa tiền vẫn hụt

Chín giờ tối, ngày thứ ba của tuần cao điểm Trung Thu. Nhóm Zalo của chuỗi bốn quán sáng liên tục. Quán một báo hết hộp quà. Quán hai xin thêm người cho ca tối. Quán ba gửi ảnh chụp máy tính tiền, con số doanh thu cao nhất từ đầu năm.

Người chủ nhìn con số đó và thấy yên tâm. Không ai gửi ảnh kho. Không ai báo hôm nay phải làm lại bao nhiêu ly vì khách đổi món. Cũng không ai thống kê đã tặng kèm bao nhiêu phần bánh cho khách mua combo.

Đông khách là thật. Nhưng quán nào đang lãi thật, tối nay chưa ai trả lời được.

Quầy đông, sổ sách chậm

Trung Thu năm nay rơi vào Thứ Sáu 25/09. Mấy tuần trước đó, mỗi quán vừa phục vụ khách thường ngày, vừa bán combo, hộp quà và nhận đơn đặt trước của công ty. Mọi thứ tăng lên cùng một lúc: số đơn, số người đứng quầy, số món tặng kèm. Chỉ có một thứ giảm đi, là thời gian dành cho việc ghi chép.

Bối cảnh chung của ngành cũng không cho phép hao hụt nhiều. Theo báo cáo thị trường kinh doanh ẩm thực năm 2025 của iPOS.vn cùng Nestlé và VIRAC, cả nước có khoảng 329.500 cửa hàng, doanh thu khoảng 726.500 tỷ đồng, và 69,38% doanh nghiệp chịu ảnh hưởng vì giá nguyên vật liệu tăng mạnh. Khi biên lợi nhuận đã mỏng, hụt vài phần trăm tiền hàng là mất phần lãi của cả mùa.

Nhân sự cũng là một áp lực. Số liệu của Việc Làm Tốt trong 8 tháng đầu năm 2025 cho thấy nhu cầu tuyển pha chế tăng 62%, phục vụ tăng 29%, và 88% doanh nghiệp F&B đang thiếu người. Điều đó có nghĩa là quán nào vào mùa cũng có người mới, chưa quen quy trình của quán.

Chủ chuỗi không thiếu doanh thu. Thứ họ thiếu là con số của từng quán, đến kịp lúc còn có thể xử lý.

Con số tổng dễ đánh lừa nhất

Khi bốn quán cộng chung vào một dòng doanh thu, quán lãi sẽ bù cho quán hụt. Cả chuỗi vẫn tăng trưởng, biểu đồ vẫn đẹp, và quán đang thất thoát mỗi tối nằm lẫn trong con số tổng mà không ai nhận ra.

Mùa cao điểm hiếm khi khiến một quán lỗ ngay lập tức. Điều nó gây ra là con số của từng quán đến muộn. Chốt sổ cuối tháng mới thấy quán ba hao hụt kho, lúc đó mùa lễ đã qua, ca làm đã trả lương.

Con số đến muộn một tháng chỉ còn dùng để tiếc.

Vì vậy, câu hỏi đúng cho mùa Trung Thu không phải là “cả chuỗi bán được bao nhiêu”, mà là “tối nay, quán nào đang có dấu hiệu bất thường”.

Ba chỗ tiền lọt khi quán đông

Chỗ thứ nhất: hàng tặng, hàng hủy không được ghi nhận. Combo tặng kèm bánh, ly phải làm lại vì khách đổi món, bánh trưng bày quá hạn phải bỏ. Tất cả phát sinh ngay tại quầy, đúng lúc đông nhất, nên thường không được ghi lại. Cuối ngày, số bán ra và số xuất kho chênh nhau mà không ai giải thích được nguyên nhân.

Ngưỡng để đánh giá mức chênh lệch không quá phức tạp. Hướng dẫn của POS365 dành cho quán cà phê cho biết mức chênh thường dưới 5% có thể xem là vận hành ổn định, còn khi hao hụt vượt 10 đến 20% là tín hiệu cảnh báo nghiêm trọng. Mùa cao điểm là lúc dễ vượt ngưỡng an toàn nhất, vì số lượt xuất hàng tăng lên nhiều lần.

Phần lớn trường hợp không xuất phát từ gian lận. Đơn giản là quầy không có một cách ghi nhận đủ nhanh. Mà hàng tặng không được ghi thì trên sổ sách, nó là hàng mất.

Chỗ thứ hai: giờ công thời vụ chấm thủ công. Nhân viên thời vụ được nhận gấp, chấm công bằng sổ hoặc nhắn tin báo giờ. Ca tối kéo dài thêm nửa tiếng vì khách còn đông nhưng không ai ghi lại. Cuối tháng cộng thủ công, số giờ trả lương khác xa lịch đã xếp, và mỗi quán lại sai theo một cách riêng.

Cũng theo Việc Làm Tốt, hơn 60% lao động F&B rời doanh nghiệp trong vòng chưa tới một năm. Người cũ nghỉ, người mới vào, giờ công càng khó đối chiếu. Tăng người cho mùa đông khách là cần thiết, nhưng quán nào phát sinh giờ công bất thường thì người chủ cần biết ngay trong tuần, không phải cuối tháng.

Chỗ thứ ba: tồn kho cuối ngày không khớp với số bán. Sữa, trái cây, bánh là những mặt hàng bán nhanh và hỏng nhanh. Trong mùa bận, mỗi quán kiểm đếm theo cách riêng, hoặc dời việc kiểm đếm tới cuối tuần. Một tuần sau, chênh lệch đã hình thành, nhưng không còn ai xác định được nó bắt đầu từ ngày nào, ca nào.

Giải pháp không nằm ở một đợt kiểm kê lớn, mà ở ba dòng số mỗi quán chốt trước khi đóng cửa:

1. Doanh thu trong ngày, kèm số phần tặng và số ly hủy.
2. Giờ công thực tế của từng ca so với lịch đã xếp.
3. Tồn kho của 3 đến 5 mặt hàng chính so với số đã bán.

Ba dòng, khoảng mười phút, tập trung về một bảng chung. Người chủ không cần đọc hết, chỉ cần nhìn ra quán nào đang khác thường.

Điều ba dòng số không làm được

Ba dòng chốt số không giúp quán bán thêm được ly nào. Chúng chỉ giúp người chủ biết sớm hơn điều đang diễn ra.

Việc này cũng có cái giá riêng: thêm mười tới mười lăm phút vào cuối ca, đúng lúc nhân viên mệt nhất. Mùa đông khách, đây là việc dễ bị bỏ qua đầu tiên. Nếu người chủ không đọc và không phản hồi, ba dòng ấy sẽ sớm trở thành một thủ tục hình thức.

Hao hụt cũng không bao giờ về con số không. Đổ vỡ, nguyên liệu hỏng, bánh quá hạn là những chi phí có thật của nghề. Mục tiêu không phải tìm người để quy trách nhiệm, mà là biết hao hụt phát sinh ở đâu để xử lý đúng chỗ.

Và không có phần mềm nào kiểm đếm thay con người. Một công cụ tốt chỉ tổng hợp nhanh những gì đã được ghi nhận, rồi đặt các quán cạnh nhau để so sánh. Dữ liệu ghi sai thì sai sót chỉ hiện ra nhanh hơn.

Cách làm này chỉ hiệu quả với một điều kiện: mỗi tối, người chủ thật sự đọc số và đặt câu hỏi cho quán có dấu hiệu bất thường.

Tối thứ ba ở quán số ba

(Câu chuyện và số liệu dưới đây là minh hoạ.)

Mùa Trung Thu năm trước, một chuỗi bốn quán cà phê có hai tuần doanh thu tăng khoảng 28% so với tháng thường. Người chủ theo dõi một con số tổng mỗi tối, và con số đó luôn đẹp. Đến ngày chốt sổ cuối tháng, bảng tính mới cho thấy điều không ai ngờ: quán số ba hao hụt nguyên liệu khoảng 11%, giờ công thời vụ vượt lịch 48 giờ, còn khoảng 340 phần bánh tặng kèm ở hai quán không hề có trên sổ.

Năm nay, trước mùa lễ, mỗi quán nhận thêm một việc nhỏ: chốt ba dòng số trước khi đóng cửa và gửi vào một bảng chung.

Tối thứ ba, bảng chung hiện lên một điểm lạ. Số ly hủy của quán số ba cao gấp ba các quán còn lại. Phản ứng đầu tiên của người chủ là nghĩ tới nhân viên mới làm chưa cẩn thận, và đã chuẩn bị cho một cuộc trao đổi không mấy dễ chịu. Nhưng khi hỏi kỹ ca tối, câu trả lời lại nằm ở một chỗ khác hẳn: tủ lạnh ở quầy chạy yếu từ đầu tuần, sữa hỏng nhanh hơn bình thường, và nhân viên đã lặng lẽ đổ bỏ rồi pha lại cho khách.

Chiếc tủ được thay ngay hôm sau. Hai tuần sau đó, hao hụt ở quán số ba giảm còn khoảng 4%, giờ công vượt lịch còn 12 giờ, phần bánh tặng kèm được ghi đủ ở cả bốn quán. Người chủ không còn mất khoảng 45 phút mỗi tối để gọi điện cho từng quán, chỉ cần khoảng 10 phút đọc bảng.

Điều người chủ nhớ nhất từ mùa đó không phải con số 4%. Mà là việc suýt nữa đã trách nhầm một nhân viên, trong khi quán hao hụt nhiều nhất hóa ra không có ai làm sai, chỉ có một chiếc tủ lạnh cần sửa.

Sau mùa lễ, con số ở lại

Nhìn rộng hơn, mùa cao điểm chỉ là bài kiểm tra sớm nhất trong năm. Cũng báo cáo đó của iPOS.vn dự báo năm 2026 thị trường có khoảng 333.600 cửa hàng, doanh thu khoảng 760.000 tỷ đồng, tăng 4,6%. Thị trường vẫn lớn lên nhưng chậm lại, trong khi số cửa hàng cạnh tranh ngày càng nhiều. Ở nhóm thương hiệu nhiều cửa hàng năm 2025, 40,74% giữ được doanh thu và 26,67% tăng trưởng. Khoảng cách giữa chuỗi đứng yên và chuỗi đi lên nằm ở khả năng nhận ra quán nào đáng mở rộng, quán nào cần điều chỉnh.

Từ năm 2026, hộ kinh doanh cũng đã chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế thay cho thuế khoán. Số liệu rõ ràng của từng điểm bán không còn chỉ là một thói quen tốt, mà dần trở thành nền tảng để kinh doanh yên tâm.

Một quy trình vận hành tốt lúc đông nhất thì lúc vắng sẽ chạy rất nhẹ nhàng.