Ngày khai trương chi nhánh thứ hai, người chủ một spa cắt băng, chụp hình, đăng đầy hào hứng. Hai tháng sau, ảnh trên Facebook vẫn vui, nhưng người chủ thì kiệt sức: chạy đi chạy lại giữa hai nơi, chỗ nào vắng mặt là chỗ đó lục đục. Tệ hơn, chi nhánh một, nơi vốn đông khách và chạy ngon, bắt đầu tụt, đơn giản vì người chủ không còn ở đó mỗi ngày như trước.
Câu chuyện này lặp lại ở rất nhiều chủ spa. Và nó hé lộ một sự thật ít ai nói trước khi mở: chi nhánh thứ hai không chỉ là làm lại chi nhánh một thêm một lần. Nó là một bài kiểm tra.
Mở cơ sở thứ hai là phép thử, không phải phép nhân
Phần lớn chủ spa mở chi nhánh hai vì chi nhánh một đang đông. Đông khách, kín lịch, doanh thu đẹp, cảm giác như đã đến lúc nhân đôi. Suy nghĩ tự nhiên là: chi nhánh một làm được thì chi nhánh hai cũng vậy, coi như nhân đôi doanh thu.
Nhưng mở chi nhánh hai không phải phép nhân, nó là phép thử. Nó đặt thẳng một câu hỏi mà lúc còn một cơ sở không ai phải trả lời: chi nhánh một của bạn đang chạy nhờ một hệ thống, hay nhờ chính bạn có mặt mỗi ngày?
Cái quyết định không phải địa điểm hay vốn
Đây mới là cốt lõi. Thứ quyết định chi nhánh hai sống hay chết thường không phải địa điểm, cũng không phải vốn, mà là chi nhánh một đã được 'đóng gói' thành quy trình và hệ thống tới đâu. Nếu chi nhánh một chạy ngon chỉ vì bạn đứng đó xử lý mọi việc, thì khi bạn chia mình ra làm hai, cả hai nơi đều thiếu bạn, và cả hai cùng đuối.
Nói cách khác, chi nhánh thứ hai không kiểm tra ý chí hay sự chăm chỉ của người chủ. Nó kiểm tra xem chi nhánh thứ nhất có thật sự là một hệ thống có thể nhân bản, hay chỉ là một chỗ làm tốt nhờ một người gồng gánh.
Hiểu được điều đó thì danh sách chuẩn bị bên dưới mới có ý nghĩa. Mỗi mục trong checklist không phải là một việc lặt vặt làm cho đủ thủ tục, mà là một cách bứng dần doanh nghiệp ra khỏi sự phụ thuộc vào một người. Chuẩn bị kỹ không phải để mở cho hoành tráng, mà để khi mở xong, bạn vẫn còn là người chủ, chứ không biến thành nhân viên chạy ca cho chính tiệm của mình.
10 điều cần chuẩn bị, theo 5 nhóm
Để chi nhánh hai không thành gánh nặng, việc chuẩn bị nên đi theo năm nhóm, gói trong mười điều cụ thể.
Nhóm 1, địa điểm. (1) Khảo sát kỹ mặt bằng và lưu lượng khách khu vực, đừng chọn chỉ vì giá thuê rẻ. (2) Giữ khoảng cách hợp lý với chi nhánh một: đủ gần để quản được, nhưng đủ xa để hai nơi không giành khách của nhau.
Nhóm 2, quy trình. (3) Viết quy trình dịch vụ của chi nhánh một thành SOP rõ ràng, để chi nhánh hai làm giống hệt chứ không phải đoán. (4) Chốt sẵn nguồn nguyên vật liệu, nhà cung cấp và cách quản kho cho cơ sở mới.
Nhóm 3, con người. (5) Tuyển và đào tạo nhân viên mới theo đúng chuẩn của chi nhánh một, không hạ chuẩn cho kịp ngày khai trương. (6) Cử một vài người cứng tay từ chi nhánh một sang dẫn dắt giai đoạn đầu, để tay nghề và cách làm được truyền sang.
Nhóm 4, hệ thống quản lý. (7) Đưa chi nhánh hai vào cùng một hệ thống quản lý với chi nhánh một, để dữ liệu hai nơi nằm chung một chỗ. (8) Thiết lập để theo dõi doanh thu, lịch hẹn và chấm công của cả hai cơ sở từ xa, không phải có mặt mới biết.
Nhóm 5, chất lượng. (9) Chuẩn bị bộ tiêu chuẩn chất lượng cùng checklist vệ sinh và dịch vụ, để chi nhánh mới không lỏng tay khi vắng chủ. (10) Có sẵn cơ chế thu phản hồi khách và đánh giá nhân viên, để biết sớm chỗ nào đang trục trặc.
Một lưu ý xuyên suốt mười điều trên: làm cho có thì cũng như không. Một bộ SOP viết sơ sài rồi bỏ ngăn kéo, một hệ thống quản lý mua về rồi không ai nhập liệu, đều vô dụng như chưa từng có. Điểm chung của cả mười mục là biến những thứ đang nằm trong đầu người chủ và vài nhân viên cứng thành thứ ghi ra được, bàn giao được, và kiểm soát được từ xa. Đó mới là phần khó, và cũng là phần đáng giá nhất khi nhân rộng.
Nói thẳng: checklist không cứu được quyết định sai
Mười điều trên giúp bạn chuẩn bị, nhưng chúng không bảo đảm thành công, và cũng không thay được một quyết định gốc: đã đúng lúc để mở chưa. Đừng mở chi nhánh hai chỉ vì chi nhánh một đông được một, hai tháng. Và quan trọng hơn, nếu chi nhánh một vẫn còn phụ thuộc hoàn toàn vào sự có mặt của bạn, thì mở thêm cơ sở không phải là nhân đôi doanh thu, mà là nhân đôi sự phụ thuộc đó. Việc cần làm trước khi mở đôi khi không phải tìm mặt bằng, mà là gỡ chính mình ra khỏi vận hành hằng ngày của chi nhánh một.
Hai cách mở, hai kết cục
Hình dung hai chủ spa cùng mở cơ sở thứ hai. Người thứ nhất chuẩn bị đủ mười điều: có SOP, có người cứng sang dẫn dắt, hai chi nhánh chung một hệ thống quản lý. Tháng đầu dĩ nhiên vẫn vất vả, nhưng người chủ chỉ cần mở điện thoại là nắm được cả hai nơi, và chi nhánh một không hề tụt vì đã chạy được mà không cần chủ cắm chốt. Người thứ hai mở vội vì thấy đang đông: nhân viên tuyển gấp chưa kịp chuẩn, mọi thứ nằm trong đầu chủ chứ không trên giấy. Kết quả là chủ phải chạy như con thoi, chất lượng hai nơi đều chập chờn, và cái đông của chi nhánh một cũng nguội dần. Khác biệt không nằm ở may rủi, mà nằm ở mười điều đã chuẩn bị hay chưa. (Tình huống minh hoạ.)
Chi nhánh một là nơi bạn chứng minh mình làm tốt. Chi nhánh hai là nơi bạn chứng minh mình xây được hệ thống.
Mở cơ sở thứ hai là lúc đổi vai
Suy cho cùng, mở chi nhánh thứ hai là thời điểm người chủ buộc phải đổi vai: từ người làm dịch vụ giỏi nhất tiệm, sang người xây được một cái guồng chạy đúng kể cả khi mình không có mặt. Một khi đã có hệ thống đó, con số hai không còn đáng sợ, vì con số ba, con số bốn cũng chỉ là lặp lại điều bạn đã đóng gói được. Còn nếu chưa, thì mỗi cơ sở mở thêm chỉ kéo người chủ mỏng ra một chút, cho tới khi không còn đủ mình để chia.
