Sai lầm đắt giá của nhà máy khi tin rằng máy chấm công đã đủ

Mười giờ kém mười tối, cổng xưởng. Ca đêm sắp vào, ca chiều đang ra, hai dòng người chen nhau trước chiếc máy chấm công.

Một người đưa tay quẹt, rồi đứng nán lại một nhịp. Người phía sau đưa điện thoại lên như đang nhắn tin, tay kia chạm vào máy thêm lần nữa. Cả hai lần đều kêu “bíp”, cả hai lần đều được ghi nhận.

Sáng hôm sau, bảng công của xưởng vẫn đủ người, đủ giờ, không có dòng nào màu đỏ. Về mặt số liệu, đêm qua là một đêm bình thường.

Máy không sai, máy không biết

Nhà máy nào cũng có ít nhất một thiết bị chấm công, thường là máy vân tay hoặc thẻ từ, cộng thêm sổ ghi tay ở những chỗ máy không phủ tới. Về kỹ thuật, các thiết bị này hoạt động đúng. Chúng ghi lại đúng thời điểm có một lần quẹt hợp lệ.

Nhưng đó cũng là giới hạn của chúng. Các đơn vị cung cấp thiết bị chấm công trong nước đều ghi nhận những cách lách quen thuộc: nhờ đồng nghiệp quẹt thẻ hoặc ký hộ, đăng ký nhiều ngón tay cho một người, thậm chí dùng vân tay giả làm bằng silicon. Máy vẫn kêu bíp, vẫn ghi công, vì máy chỉ xác nhận có một dấu vân tay hợp lệ chạm vào, không xác nhận ai đang đứng ở xưởng.

Khoảng cách giữa hai điều đó thường rất nhỏ trong một ngày, và rất lớn khi cộng lại cho một tháng của cả xưởng.

Máy chỉ xác nhận có một dấu vân tay hợp lệ, không xác nhận ai đang đứng ở xưởng.

Đủ số nhưng không chứng minh được

Điều đáng nói là bảng công của một xưởng có chấm công hộ trông không khác gì bảng công của một xưởng sạch. Không có dòng nào thiếu, không có cảnh báo nào bật lên. Chính vì đủ quá nên không ai đi kiểm.

Vấn đề vì vậy không nằm ở thiết bị, và cũng hiếm khi nằm ở một người xấu tính. Nó nằm ở chỗ không có ai xác nhận lại, đặc biệt ở những ca ít người để mắt nhất.

Ba chỗ dưới đây là nơi khoảng cách ấy xuất hiện nhiều nhất, và cả ba đều có thể kiểm bằng số liệu xưởng đang có sẵn.

Ba chỗ hở quen thuộc

Chỗ thứ nhất: lúc đổi ca ở cổng. Đây là thời điểm đông nhất, chen nhất, và cũng là lúc quản lý bận nhất. Một lần quẹt thêm cho người chưa tới mất chưa đầy hai giây, giữa lúc hàng chục người đang xếp hàng. Không ai cố tình làm ngơ, chỉ là không ai nhìn kịp.

Chỗ thứ hai: ca đêm. Ca đêm thường ít quản lý, ít người qua lại, và những người còn lại đều đang mệt. Nếu không ai chốt danh sách người thực tế có mặt lúc giữa ca, thì cả ca chỉ được chứng minh bằng hai lần quẹt ở đầu và cuối.

Chỗ thứ ba: giờ tăng ca cộng tay. Đây là chỗ đắt nhất. Giờ tăng ca thường được tổ trưởng ghi vào sổ hoặc nhắn qua nhóm chat, cuối tháng nhân sự cộng lại rồi nhập vào bảng lương. Mỗi lần cộng tay là một lần có thể sai, và cái sai này luôn nghiêng về phía trả thêm chứ hiếm khi nghiêng về phía trả thiếu.

Phần tăng ca còn kéo theo một rủi ro khác ngoài tiền. Bộ luật Lao động 2019 giới hạn làm thêm không quá 40 giờ một tháng và không quá 200 giờ một năm, riêng một số ngành như dệt may, da giày, điện tử, chế biến nông lâm thủy sản được tới 300 giờ một năm và phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý lao động. Hai giới hạn này phải đạt đồng thời, nên một tháng làm thêm 45 giờ đã là vượt, dù cả năm chưa tới 200 giờ. Khi giờ tăng ca chỉ nằm trong sổ tay của từng tổ, không ai trong xưởng biết mình đang đứng ở đâu so với hai cái trần đó.

Tự tính bằng số của xưởng bạn

Không cần con số của ngành, chỉ cần số liệu tháng vừa rồi:

1. Chọn một ca đêm bất kỳ. Lấy số người máy ghi là đang trong ca tại thời điểm giữa ca.
2. Đối chiếu với số người thực tế có mặt ở thời điểm đó, theo biên bản giao ca hoặc ảnh chụp danh sách điểm danh.
3. Lấy phần chênh lệch nhân với đơn giá giờ công, rồi nhân tiếp với số ca đêm trong tháng.
4. Làm tương tự với giờ tăng ca: so tổng giờ tăng ca nhân sự đã nhập với tổng giờ có chữ ký duyệt của quản lý ca.

Con số hiện ra là của riêng xưởng bạn. Nếu nó nhỏ, bạn yên tâm. Nếu nó không nhỏ, bạn vừa biết mình đang trả cho điều gì.

Điều không có cách nào chặn hết

Không có cách chấm công nào chặn được mọi kiểu lách. Vân tay có vân tay giả, thẻ có thể đưa nhau, khuôn mặt có thể chụp ảnh, định vị có thể giả lập. Ai muốn tìm cách thì luôn tìm ra.

Đổi cách chấm công cũng không làm công nhân chăm chỉ hơn. Nó không thay được tổ trưởng có mặt ở xưởng và biết ai đang đứng máy nào.

Và nếu siết quá tay, người làm thật sẽ thấy mình bị nghi ngờ. Một xưởng mà ai cũng phải chứng minh mình vô can mỗi ngày thì không khí làm việc xấu đi rất nhanh.

Thứ thực tế hơn là hạ thấp mức tiện lợi của việc lách, và để lại dấu vết: mỗi ca có người duyệt, mỗi giờ tăng ca có người ký, và quan trọng nhất là công nhân xem được giờ công của chính mình thay vì chờ tới kỳ lương. Người làm đủ sẽ là người kiểm tra giúp bạn.

Một ca đêm, đi từng mốc

(Tình huống dựng lại theo những chỗ hở thường gặp, không phải số liệu của một nhà máy cụ thể.)

21 giờ 50. Ba lần quẹt liên tiếp trong vòng bốn mươi giây, ba mã nhân viên khác nhau. Ở cổng đông người, điều này trông hoàn toàn bình thường. Trên dữ liệu, ba người này đã vào ca.

23 giờ 00. Tổ trưởng đi một vòng, đếm đầu người theo thói quen chứ không ghi lại. Anh nhớ là thiếu một người, nghĩ chắc bạn ấy đang ở khu vệ sinh, rồi quên.

02 giờ 00. Một máy dừng, cả tổ chuyển sang hỗ trợ dây chuyền bên cạnh. Giờ chuyển việc không ai ghi, vì đằng nào cũng vẫn trong ca.

05 giờ 30. Hết ca. Người về quẹt ra. Ai không có mặt lúc nửa đêm thì cũng không còn cách nào biết.

Cuối tháng. Nhân sự nhận sổ tăng ca từ ba tổ, ba kiểu ghi khác nhau, một sổ thiếu hai ngày vì tổ trưởng nghỉ phép. Số được nhập vào bảng lương là số cộng lại từ những gì còn đọc được.

Chuỗi này không có ai gian dối lớn. Chỉ là mỗi mốc mất một chút khả năng chứng minh, và tới cuối tháng thì không còn gì để đối chiếu. Một xưởng có người duyệt từng ca sẽ dừng lại được ngay ở mốc 23 giờ, chỗ mà tổ trưởng nhớ là thiếu một người.

Giờ công là gốc của nhiều thứ

Trong sản xuất, số giờ công không chỉ là con số để tính lương. Nó là căn cứ để tính giá thành cho từng đơn hàng, để biết một dây chuyền chạy đủ người hay không, và để chứng minh doanh nghiệp làm đúng quy định về giờ làm thêm khi có đoàn kiểm tra.

Cuối năm là lúc cả ba thứ đó cùng căng. Đơn hàng dồn, tăng ca nhiều, người mới vào cũng nhiều. Một xưởng quen ghi tay sẽ bước vào giai đoạn này với ba tổ ghi ba kiểu, còn một xưởng có dấu vết rõ ràng thì chỉ việc mở ra xem.

Điều đáng làm không phải là mua thêm một chiếc máy nữa, mà là bảo đảm mỗi giờ công trả ra đều có một người xác nhận và một chỗ để tra lại.