6 điều bạn thường bỏ qua nhưng thực sự quan trọng trong tuyển thời vụ cuối năm

Cuối tháng. Ba chi nhánh gửi về ba kiểu bảng công: một nơi chụp ảnh cuốn sổ, một nơi gõ vào Excel, một nơi nhắn thẳng vào nhóm chat theo từng ca.

Người chủ ngồi cộng lại thì lệch. Một bạn thời vụ nhắn hỏi vì sao lương mình ít hơn người cùng ca, trong khi bạn ấy nhớ rõ đã làm thêm hai buổi tối. Không ai chứng minh được điều ngược lại, vì hai buổi tối đó không nằm ở đâu cả.

Người thời vụ không làm sai. Cách nhận người vào làm mới là chỗ chưa được chuẩn bị.

Cuối năm, mỗi nơi một kiểu

Cuối năm là mùa tuyển gấp. Số liệu của Việc Làm Tốt trong 8 tháng đầu năm 2025 cho thấy nhu cầu tuyển pha chế tăng 62%, nhân viên phục vụ tăng 29%, và 88% doanh nghiệp F&B đang thiếu người. Khi quán vào cao điểm, một chi nhánh thiếu người là quản lý tự tìm người quen, tự hẹn giờ, tự thoả thuận mức trả.

Mỗi nơi làm một kiểu thì bản thân nó chưa phải vấn đề. Vấn đề xuất hiện khi các kiểu ấy dồn về cùng một kỳ lương và không ai đối chiếu được với nhau.

Người thời vụ cũng ít khi gắn bó đủ lâu để mọi thứ tự ổn định. Cũng theo Việc Làm Tốt, hơn 60% lao động F&B rời doanh nghiệp trong vòng chưa tới một năm. Nghĩa là quy trình nhận người mới không phải việc làm một lần, mà là việc lặp lại nhiều lần trong năm, ở nhiều chi nhánh khác nhau.

Rắc rối bắt đầu từ ngày đầu

Những cuộc tranh luận về lương cuối mùa hiếm khi bắt nguồn từ kỳ lương. Chúng bắt nguồn từ buổi chiều người thời vụ bước vào ca đầu tiên, khi quán đang đông và không ai có mười phút để nói cho rõ.

Ngày hôm đó, nếu không ai chỉ cách chấm công, bạn ấy sẽ ghi tạm vào giấy. Nếu không ai nói mức trả theo giờ hay theo ca, bạn ấy sẽ nhớ theo cách bạn ấy hiểu. Ba tuần sau, hai cách hiểu gặp nhau trên bảng lương.

Ba tuần sau, hai cách hiểu gặp nhau trên bảng lương.

Sáu việc dưới đây đều có thể chốt xong trước khi người mới bước vào ca, và mỗi việc kèm một câu hỏi để người chủ tự kiểm cho cả chuỗi.

Sáu việc chốt trước ngày đầu

Một: cách chấm công. Cả chuỗi dùng chung một cách, và người mới được cấp cách đó ngay trong ngày đầu, không để tuần sau. Ghi giấy rồi nhập lại sau luôn là chỗ phát sinh chênh lệch. Câu hỏi tự kiểm: tối nay có ba người thời vụ vào làm ở ba chi nhánh, họ chấm công bằng cách nào?

Hai: ca làm và cách đổi ca. Người mới cần biết ca của mình nằm ở đâu, ai xếp, và khi đổi ca thì báo cho ai. Đổi ca bằng lời nói giữa hai nhân viên là cách nhanh nhất để mất dấu một buổi làm. Câu hỏi tự kiểm: nếu tối mai bạn ấy đổi ca cho người khác, người tính lương có biết không?

Ba: đơn giá theo giờ hoặc theo ca. Thống nhất bậc giá cho từng vị trí trước mùa, ghi rõ trường hợp nào được trả cao hơn và ai có quyền duyệt. Hai người cùng vị trí ở hai chi nhánh mà nhận khác nhau thì chuyện sẽ lan nhanh hơn bạn nghĩ. Câu hỏi tự kiểm: mức trả cho vị trí này ở cả bốn chi nhánh có giống nhau không?

Phần tiền công cũng nên hỏi kế toán một lần trước mùa. Theo Thông tư 111/2013 của Bộ Tài chính, khi chi trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới ba tháng, mỗi lần chi từ hai triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả, trừ trường hợp có bản cam kết hợp lệ. Biết trước thì kỳ lương không phải giải thích ngược.

Bốn: quy định trễ và nghỉ. Báo nghỉ trước bao lâu, báo cho ai, đi trễ thì tính ra sao. Nói một lần ngay ngày đầu vẫn dễ hơn nhắc lại khi mọi chuyện đã xảy ra. Câu hỏi tự kiểm: bạn ấy có biết nghỉ đột xuất thì nhắn cho ai không?

Năm: ai được xem gì. Người thời vụ cần đủ quyền để làm việc, không cần quyền xem doanh thu, xem kho hay xem danh sách khách. Cấp quyền rộng cho nhanh là thói quen dễ hiểu, nhưng tới lúc người đó nghỉ thì rất khó rà lại. Câu hỏi tự kiểm: người vào làm hôm qua đang nhìn thấy những gì trong hệ thống?

Sáu: bàn giao khi nghỉ. Tài khoản đóng lại, đồng phục và chìa khoá thu về, những việc đang dở bàn giao cho ai. Mùa cao điểm kết thúc là lúc nhiều người rời đi cùng lúc, và đó cũng là lúc dễ bỏ sót nhất. Câu hỏi tự kiểm: tài khoản của những người thời vụ mùa trước giờ còn mở không?

Sáu việc này không cần họp. Ghi ra một trang, gửi cho quản lý từng chi nhánh, và dùng lại cho mọi người mới.

Điều sáu việc không thay được

Chuẩn bị kỹ ngày đầu không giúp tuyển được người giỏi hơn, cũng không giữ được người đã muốn nghỉ. Mùa cao điểm vẫn sẽ có người làm vài buổi rồi không quay lại.

Nó cũng không thay được người hướng dẫn. Một bạn mới cần ai đó đứng cạnh chỉ cách pha, cách nói với khách, cách xử lý khi quầy dồn đơn. Không có danh sách nào làm thay việc đó.

Và nếu quản lý chi nhánh không dùng, sáu việc kia chỉ nằm trên giấy. Người chủ vẫn phải hỏi lại sau ngày đầu: người mới hôm qua đã có tài khoản chấm công chưa.

Cái sáu việc này làm được chỉ là một điều: khi có tranh luận về giờ công hay tiền công, hai bên có cùng một chỗ để mở ra xem.

Ngày đầu của bạn part-time

(Câu chuyện và số liệu dưới đây là minh hoạ.)

Năm giờ chiều, một bạn sinh viên tới chi nhánh thứ hai của một chuỗi bốn quán để bắt đầu ca đầu tiên. Quản lý đang đứng quầy vì khách đông, chỉ kịp nói bạn cứ phụ bưng bê trước, chuyện giấy tờ để mai tính.

Ngày mai đó không tới. Quán vào cao điểm, bạn ấy làm liền hai tuần, có hôm ở lại thêm một tiếng vì ca sau tới muộn. Không ai cấp tài khoản chấm công, nên bạn ấy ghi giờ vào mặt sau một tờ hoá đơn và cất trong túi áo.

Tới kỳ lương, tờ hoá đơn ghi 96 giờ, bảng công của chi nhánh ghi 85 giờ. Chênh 11 giờ. Không ai cố tình sai: quản lý nhớ theo trí nhớ, bạn sinh viên nhớ theo tờ giấy. Người chủ mất nguyên một buổi chiều gọi lại từng ca để dựng lại hai tuần đã qua, và cuối cùng trả theo con số cao hơn cho yên chuyện, dù vẫn không chắc.

Mùa sau, chuỗi này đổi cách làm. Trước khi ai đó vào ca đầu tiên, quản lý dành mười lăm phút: cấp tài khoản chấm công, chỉ chỗ xem ca, đọc mức trả theo giờ, nói rõ báo nghỉ cho ai, và ký nhận một trang giấy có đủ sáu mục.

Kỳ lương sau đó, chi nhánh này không còn dòng nào phải dò lại. Bạn sinh viên năm trước quay lại làm tiếp, và nói một câu mà người chủ nhớ mãi: lần này em biết mình được tính bao nhiêu ngay từ hôm đầu.

Mùa sau bắt đầu từ mùa này

Một chuỗi càng nhiều chi nhánh thì khoảng cách giữa các chi nhánh càng dễ nới ra, nhất là vào lúc bận nhất. Mùa cao điểm chỉ làm lộ ra khoảng cách đó sớm hơn.

Điều đáng nói là sáu việc trên không phải thứ dùng một lần rồi bỏ. Viết ra một lần, mùa sau chỉ cần mở lại, người mới nào cũng đi qua đúng các bước ấy, và quản lý mới nhận việc cũng biết phải làm gì trong ngày đầu tiên.

Với hơn 60% lao động trong ngành rời đi trong vòng chưa tới một năm, trải nghiệm ngày đầu không còn là chuyện nhỏ. Nó là thứ quyết định người ta có muốn quay lại vào mùa sau hay không.