Tìm hiểu vì sao ngày càng nhiều chủ quán để phần mềm lo báo cáo thay mình mỗi ngày

Có một cảnh quen thuộc ở nhiều quán ăn và quán cà phê vào mỗi buổi sáng. Trước khi mở cửa, người chủ ngồi với điện thoại và một cuốn sổ, gọi cho từng quản lý, hỏi hôm qua bán được bao nhiêu, còn tồn những gì, có gì bất thường không. Việc này ngốn của họ một tới hai tiếng đầu ngày, đều đặn, ngày nào cũng vậy.

Ngày càng nhiều chủ quán đang lặng lẽ bỏ thói quen đó. Không phải vì họ hết quan tâm tới những con số, mà ngược lại, vì họ muốn có chúng theo một cách nhanh hơn và đỡ mệt hơn nhiều. Thay vì tự đi gom báo cáo mỗi sáng, họ để phần mềm làm việc đó, và mở điện thoại ra là thấy.

Tiền có thể kiếm thêm, nhân viên có thể tuyển thêm, nhưng thời gian mỗi ngày thì ai cũng chỉ có bấy nhiêu.

Hai tiếng đắt nhất trong ngày

Nhìn qua, một hai tiếng gom số liệu mỗi sáng có vẻ không phải chuyện lớn. Nhưng nếu cộng lại, đó là khoảng bốn mươi tiếng mỗi tháng, gần bằng một tuần làm việc, chỉ để làm một việc mà lẽ ra máy móc có thể làm thay (số liệu minh hoạ).

Đáng nói hơn con số ấy là thời điểm. Hai tiếng đó rơi vào buổi sáng, lúc đầu óc người chủ tỉnh táo và tập trung nhất trong ngày. Đó cũng chính là quãng thời gian đáng lẽ nên dành cho những việc chỉ mình người chủ làm được: tính chuyện mở rộng, đàm phán một đơn hàng lớn, hay nghĩ ra một món mới. Đem quãng vàng đó đi cộng sổ là một sự đánh đổi âm thầm mà ít ai để ý.

Vấn đề không phải là hai tiếng

Đây là chỗ nhiều người nhận ra khi nhìn lại. Vấn đề thật ra không nằm ở hai tiếng bị mất. Vấn đề là hai tiếng đó lấy đi thứ quý nhất của một người chủ: sự tập trung và khoảng lặng để nghĩ lớn.

Một người chủ dành hai tiếng mỗi sáng để gọi điện hỏi số thì khó còn tâm trí đâu mà nghĩ tới việc đưa quán đi xa hơn. Họ bị kéo vào vai một người thu thập dữ liệu, trong khi công việc thật sự của họ là điều hành và phát triển. Càng nhiều chi nhánh, cái bẫy này càng chặt, vì số cuộc gọi và số liệu cần gom mỗi sáng cứ nhân lên. Trớ trêu là sau ngần ấy công sức, con số gom bằng tay vẫn thường tới trễ và đôi khi còn sai, bởi nó phụ thuộc vào việc mỗi người có nhớ đúng và báo đủ hay không.

Mở điện thoại thay cho gọi điện

Cách mà ngày càng nhiều chủ quán chọn thật ra rất đơn giản. Thay vì mỗi sáng tự đi gom số, họ để một phần mềm tổng hợp sẵn, và chỉ việc mở ra xem.

Mọi giao dịch trong ngày được ghi nhận ngay khi phát sinh, nên tới sáng hôm sau, bức tranh đã sẵn sàng: doanh thu từng quán, món bán chạy, tồn kho, những gì bất thường cần để mắt. Người chủ không phải hỏi ai cả, vì câu trả lời đã nằm gọn trên màn hình.

Việc từng ngốn một hai tiếng giờ rút lại còn khoảng mười phút, vừa đủ cho một ly cà phê. Và quan trọng hơn, người chủ không còn phải phụ thuộc vào việc từng nhân viên có nhớ báo đúng, báo đủ hay không, vì con số tự chảy về một chỗ.

Cách này còn làm được một việc mà những cuộc gọi buổi sáng khó làm: cho thấy xu hướng qua nhiều ngày. Khi số liệu nằm sẵn trong hệ thống, người chủ không chỉ thấy hôm qua ra sao, mà còn thấy tuần này so với tuần trước thế nào, thứ mà một cuốn sổ chép tay hiếm khi cho thấy rõ.

Phần mềm không điều hành thay bạn

Bản thân hai tiếng tiết kiệm được không phải là đích đến. Một phần mềm báo cáo không tự điều hành quán thay người chủ, không quyết định thay, và cũng không làm quán đông khách hơn chỉ nhờ sự có mặt của nó.

Giá trị thật nằm ở chỗ hai tiếng đó được trả lại cho đúng người, để làm đúng việc. Con số vẫn cần một cái đầu biết đọc và biết quyết. Điều phần mềm làm chỉ là dọn sạch phần việc tay chân buồn tẻ, để người chủ được rảnh trí mà lo phần việc không ai thay được.

Một chủ quán và hai tiếng lấy lại

Câu chuyện của anh Kiên, chủ một chuỗi ba quán cà phê, là một ví dụ quen thuộc (tên đã đổi, số liệu minh hoạ).

Trước đây, mỗi sáng của anh bắt đầu bằng một vòng điện thoại. Gọi quán thứ nhất hỏi doanh thu, gọi quán thứ hai hỏi tồn kho, gọi quán thứ ba xem đêm qua có sự cố gì, rồi ngồi cộng lại trong sổ. Xong xuôi thì cũng gần hết buổi sáng, và không hiếm lần con số một nơi báo lại lệch, phải gọi đi gọi lại.

Từ khi mọi quán cùng ghi nhận vào một hệ thống, buổi sáng của anh đổi khác. Anh mở điện thoại lên trong lúc uống cà phê, mười phút là nắm hết ba quán, thấy ngay quán nào hôm qua đuối, món nào sắp hết. Anh kể điều mình quý nhất không phải là mấy con số, mà là hai tiếng mỗi sáng tự nhiên được trả lại.

Anh dùng khoảng thời gian đó cho những việc trước kia luôn bị đẩy lùi: đi xem mặt bằng cho quán thứ tư, ngồi lại với nhà cung cấp để thương lượng giá tốt hơn, và thỉnh thoảng, đơn giản là về nhà ăn sáng với con. Quán không tự nhiên chạy tốt hơn nhờ phần mềm, nhưng người chủ thì có lại quỹ thời gian để làm cho nó tốt hơn.

Thứ duy nhất không mua thêm được

Xét cho cùng, lý do ngày càng nhiều chủ quán chuyển sang để phần mềm lo báo cáo không nằm ở bản thân những con số, mà nằm ở thời gian. Tiền có thể kiếm thêm, nhân viên có thể tuyển thêm, nhưng thời gian mỗi ngày thì ai cũng chỉ có bấy nhiêu.

Khi một việc lặp đi lặp lại có thể giao cho máy làm nhanh hơn và chính xác hơn, thì giữ nó lại cho mình chỉ vì quen tay là một cái giá đắt. Những người chủ chuyển đổi đơn giản là đã chọn dùng quỹ thời gian quý giá của mình cho việc lớn, thay vì cho việc cộng sổ.