Hé lộ điều ít ai biết về cách các chuỗi F&B nắm doanh thu mỗi tối

Mười giờ tối, người khách cuối cùng rời quán. Nhân viên bắt đầu dọn dẹp, còn người chủ ngồi lại với một câu hỏi tưởng đơn giản: hôm nay quán lời hay lỗ. Câu trả lời thường không tới ngay tối đó, mà phải chờ tới khi có người tổng hợp lại sổ sách, đôi khi vài ngày, đôi khi tận cuối tháng.

Với một quán thì còn gắng nhớ được. Nhưng với một chuỗi vài ba quán, mỗi nơi một nhịp bán khác nhau, con số của cả chuỗi trở thành một bức tranh mờ, ghép lại từ nhiều mảnh rời rạc, và thường là ghép muộn.

Điều ít người biết không phải một mẹo cao siêu, mà là thói quen để con số tự tìm đến mình mỗi tối.

Con số biết muộn là con số đã nguội

Điều ít người để ý là doanh thu cũng có một hạn sử dụng. Một con số cho bạn biết hôm nay bán được bao nhiêu chỉ thật sự có ích nếu bạn biết nó đủ sớm để còn làm được gì đó.

Khi doanh thu của một quán tụt suốt một tuần mà tới cuối tháng bạn mới thấy, thì thứ bạn cầm trên tay không còn là thông tin để hành động, mà chỉ là bản ghi lại một chuyện đã rồi. Vấn đề đã kịp lớn lên trong đúng khoảng thời gian không ai nhìn vào nó.

Một món âm thầm lỗ vì giá nhập tăng, một ca bán chậm lặp lại mỗi cuối tuần, một quán quen tay buông lỏng, những chuyện như vậy hiếm khi gây ồn ào trong một ngày. Nhưng cộng dồn qua ba mươi ngày, chúng thành một con số đủ để khiến người ta giật mình vào cuối tháng, khi mọi thứ đã lỡ.

Chủ quán giỏi không đợi tới cuối tháng

Đây là chỗ ít người nói tới. Những chuỗi F&B vận hành tốt hiếm khi đợi tới cuối tháng mới biết mình đang đứng ở đâu. Họ nhìn doanh thu gần như mỗi ngày, và họ làm được điều đó mà không phải ngồi cộng sổ tới khuya.

Bí quyết không nằm ở chỗ họ chăm hơn hay giỏi con số hơn người khác. Nó nằm ở chỗ con số tự tìm đến họ, đều đặn, vào một giờ cố định mỗi tối, dưới dạng một bản báo cáo gọn gàng thay cho một chồng hoá đơn.

Nắm doanh thu mỗi tối thật ra là nắm gì

Nắm doanh thu mỗi tối không có nghĩa là nhìn vào một con số tổng duy nhất. Một bản báo cáo có ích cho quán ăn thường trả lời được vài câu hỏi cùng một lúc.

Thứ nhất là doanh thu theo từng quán, để biết nơi nào đang khoẻ, nơi nào đang đuối, thay vì gộp tất cả thành một cục. Thứ hai là theo từng ngày, để thấy nhịp lên xuống trong tuần, cuối tuần khác ngày thường ra sao. Thứ ba là theo từng món, để biết món nào thật sự nuôi quán và món nào chỉ đang chiếm chỗ trong thực đơn. Một món bán rất chạy nhưng lời mỏng chưa chắc đã đáng giữ vị trí đẹp bằng một món bán ít hơn mà biên lời tốt, và chỉ khi tách bạch theo món, người chủ mới nhìn ra khác biệt đó.

Đi kèm thường là vài lát cắt nữa: nhóm món bán chạy nhất trong ngày, và phần chi phí nguyên vật liệu so với doanh thu. Ghép lại, chúng cho người chủ một bức tranh đủ rõ để biết tối nay nên để mắt vào đâu.

Báo cáo không làm quán đông khách hơn

Cũng phải thừa nhận một điều, để tránh kỳ vọng sai. Một bản báo cáo, dù đẹp và đúng giờ tới đâu, cũng không tự làm quán đông khách hơn hay món ăn ngon hơn. Nó không ra quyết định thay người chủ.

Việc nó làm chỉ là đặt đúng con số vào đúng tầm mắt, vào lúc còn kịp xoay xở. Một quán tụt doanh thu vẫn cần người chủ tìm hiểu nguyên do và sửa. Nhưng khác biệt giữa biết vào tối nay và biết vào cuối tháng, nhiều khi chính là khác biệt giữa một điều chỉnh nhỏ và một khoản lỗ đã kịp tích lại.

Thử đọc bản báo cáo lúc chín giờ tối

Để dễ hình dung, hãy thử mở một bản báo cáo tối, gửi về lúc chín giờ, khi các quán vẫn còn đang mở (số liệu minh hoạ).

Dòng đầu tiên là tổng doanh thu trong ngày của cả chuỗi. Ngay dưới đó, ba quán được xếp cạnh nhau. Hai quán quen chạy đúng nhịp mọi ngày, riêng quán thứ ba thấp hơn hẳn mức thường thấy của chính nó. Chỉ một dòng đó thôi đã đủ để người chủ nhắn hỏi quản lý quán ba, và biết được chiều nay khu vực đó mất điện gần một tiếng.

Bên cạnh mỗi con số hôm nay thường có một con số cùng kỳ để đối chiếu, chẳng hạn cùng ngày này của tuần trước. Một quán thoạt nhìn có vẻ bán ổn, nhưng đặt cạnh cùng thứ ngày ấy tuần trước lại thấp hơn một quãng rõ rệt. Đó là dấu hiệu chỉ lộ ra khi có một cái mốc để so, chứ không nằm sẵn trong con số đứng một mình.

Kéo xuống là danh sách món bán chạy. Một món khai vị vốn ít được để ý bỗng lọt vào nhóm dẫn đầu, gợi ý nên chuẩn bị nguyên liệu cho nó nhiều hơn vào hôm sau. Cuối bản báo cáo là tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu trên doanh thu, và một món có tỉ lệ cao bất thường, đủ để người chủ ghi chú xem lại định lượng hay giá nhập.

Cả quá trình đọc mất chừng vài phút, ngay tại bàn, trước khi rời quán. Không có bảng tính nào phải mở, không có cuộc gọi nào phải chờ. Vài quyết định nhỏ cho ngày mai đã hình thành xong ngay trong tối nay.

Ra quyết định khi còn kịp

Với một chuỗi F&B, phần lớn quyết định quan trọng đều nhạy cảm với thời gian. Một món nên bớt hay nên đẩy, một quán cần chú ý, một khoản chi đang phình ra, tất cả đều dễ xử lý hơn nhiều khi được nhìn thấy sớm vài ngày.

Điều ít người biết, hoá ra, không phải một mẹo cao siêu. Nó chỉ là thói quen để con số tự tìm đến mình mỗi tối, thay vì mình đi tìm con số vào mỗi cuối tháng. Chính thói quen nhỏ đó tạo nên khoảng cách giữa một chuỗi luôn chủ động và một chuỗi luôn chạy theo sau.