3 sai lầm quản lý kho mà gần như quán F&B nào cũng mắc phải

Cuối tháng, một quán ăn cộng sổ và thấy tiền nguyên vật liệu đội lên so với doanh thu, dù khách vẫn đông như mọi khi. Không ai lấy trộm, không có gì bất thường lộ ra. Nhưng con số giá vốn cứ nhích lên mỗi tháng một chút, ăn dần vào phần lời. Truy tới cùng, phần lớn không nằm ở một vụ lớn, mà nằm ở ba thói quen nhỏ trong khâu quản kho, những thói quen quen tới mức gần như quán nào cũng có. Nhận ra ba lỗ hổng này là bước đầu để bịt lại phần tiền đang lặng lẽ thất thoát.

Ba lỗ hổng nhỏ, gộp lại thành khoản lời thất thoát mỗi tháng

Kho của một quán F&B khác kho của cửa hàng bán lẻ ở chỗ hàng ra vào liên tục, nhiều món tươi, khó đếm chính xác, và mọi thứ diễn ra rất nhanh trong giờ cao điểm. Chính cái nhịp gấp đó khiến người ta dễ bỏ qua những bước tưởng nhỏ. Nhưng kho là nơi giá vốn được sinh ra, nên một sai số nhỏ trong kho sẽ đi thẳng vào giá vốn, mà giá vốn thì nhân với mỗi ngày, mỗi tháng. Ba sai lầm dưới đây không phải chuyện to tát, nhưng vì lặp lại mỗi ngày nên hậu quả cộng dồn rất nhanh.

Kho là nơi giá vốn sinh ra. Một sai số nhỏ ở đó không nằm yên, nó nhân lên theo từng ngày.

Ba sai lầm quen mặt trong kho của quán

Sai lầm 1: Nhận hàng mà không cân, không đối chiếu. Nhiều quán nhận nguyên vật liệu theo kiểu tin tưởng: nhà cung cấp giao bao nhiêu nhận bấy nhiêu, ký cho nhanh rồi cất vào kho. Hậu quả là nếu hàng giao thiếu ký, thiếu món, hoặc chất lượng không đúng, quán chịu phần thiệt mà không hề biết, và sai số đó nằm ngay trong giá vốn từ giây đầu tiên. Cách khắc phục đơn giản hơn nhiều so với thiệt hại nó gây ra: cân và đối chiếu với phiếu đặt ngay lúc nhận, ghi đúng số thực nhận, lệch là phản hồi nhà cung cấp liền. Một chiếc cân và một phút đối chiếu giữ lại nhiều hơn bạn nghĩ.

Sai lầm 2: Không ghi xuất kho hàng ngày. Đây là lỗ hổng phổ biến nhất. Hàng được lấy ra bếp dùng liên tục, nhưng việc ghi lại thì để tới cuối tuần, cuối tháng, hoặc không ghi. Khi đó không ai biết mỗi ngày quán thực sự dùng hết bao nhiêu, món nào hao nhanh bất thường, và giữa hai lần kiểm kho có gì thất thoát. Cuối kỳ nhìn con số lệch cũng chịu, vì không có dấu vết từng ngày để truy. Cách khắc phục là biến việc ghi xuất kho thành một thao tác gắn liền với bán hàng, nhẹ và đều, để mỗi ngày đều có một con số dùng thực thay vì một khoảng trống.

Sai lầm 3: Kiểm kho theo cảm tính. Nhìn lướt qua kệ rồi ước chừng còn nhiều hay ít, nhập thêm theo cảm giác, đó là cách nhiều quán vẫn làm. Cảm giác thì thường sai về đúng hai hướng đắt tiền: thấy sợ thiếu nên nhập dư, vốn nằm im trong kho và đồ tươi kịp hỏng; hoặc thấy như còn nên không nhập, tới giờ cao điểm mới phát hiện hết hàng. Cách khắc phục là kiểm kho theo lịch cố định, đối chiếu với định mức và với số liệu xuất thực tế, để quyết định nhập hàng dựa trên con số thay vì linh cảm.

Biết ba lỗi rồi, vẫn cần một điều nữa

Cần nói thẳng, biết ba sai lầm này không tự động sửa được chúng. Cả ba cách khắc phục ở trên đều chỉ có tác dụng khi trở thành thói quen làm mỗi ngày, mà thói quen thì dễ rơi rụng đúng vào lúc quán đông và mệt nhất. Đây là chỗ một công cụ nhẹ giúp được: nếu việc cân khi nhận, ghi khi xuất, và kiểm định kỳ được gắn vào quy trình sẵn có, nhẹ tới mức bấm vài giây là xong, thì đội ngũ mới giữ được đều. Công cụ không thay con người kỷ luật, nó chỉ làm cho kỷ luật đó rẻ và dễ tới mức không ai muốn bỏ qua.

Sửa kho không cần quy mô, chỉ cần quy trình

Nhìn lại, cả ba sai lầm đều không liên quan gì tới việc quán lớn hay nhỏ, đông hay vắng. Chúng liên quan tới việc có hay không một quy trình nhỏ được giữ đều: cân khi nhận, ghi khi xuất, kiểm theo lịch. Một quán nhỏ giữ được ba thói quen này sẽ kiểm soát giá vốn tốt hơn một quán lớn làm theo cảm tính. Khác biệt không nằm ở quy mô, mà nằm ở chỗ bạn nhìn thấy hàng trong kho của mình rõ tới đâu.

Và phần lời đang thất thoát mỗi tháng, xét cho cùng, không biến mất vì một lý do lớn nào. Nó đi ra qua đúng ba chỗ nhỏ, lặp lại mỗi ngày. Khắc phục được ba chỗ đó, bạn không cần bán thêm một ly nào cũng đã giữ lại được một phần lời vốn dĩ là của mình.