Mười giờ sáng, giám đốc một nhà máy lại xuống xưởng. Hỏi tổ trưởng chuyền A xong tới đâu, ghé kho xem còn đủ nguyên liệu cho đơn tuần này không, rồi quay về phòng mở file Excel dò lại đơn nào sắp tới hạn. Tới chiều, vòng đó lặp lại gần như nguyên vẹn. Ngày nào cũng vậy. Nếu bạn là giám đốc sản xuất, cảnh này có quen không?
Với nhiều giám đốc nhà máy, đi xuống xưởng mỗi ngày gần như là một phần mặc định của công việc. Nó cho cảm giác sát sao, nắm được tình hình. Nhưng nhìn kỹ, phần lớn những chuyến đi đó không phải để xử lý vấn đề, mà chỉ để biết thông tin: tiến độ tới đâu, còn bao nhiêu nguyên liệu, đơn nào gấp. Những thông tin lẽ ra phải tự chảy về, thì giám đốc phải tự đi lấy.
Chạy xuống xưởng không hẳn là tận tâm
Đây là điểm ít ai gọi tên thẳng: một giám đốc phải chạy xuống xưởng mỗi ngày không hẳn vì tận tâm hơn người khác, mà vì nhà máy chưa biết tự báo cáo. Khi thông tin chỉ chảy bằng đôi chân và những cuộc gọi của giám đốc, thì nhà máy chạy nhanh tới đâu là tuỳ giám đốc đi nhanh tới đó.
Đó là một cái trần, và nó thấp hơn người ta tưởng. Một người chỉ có hai chân và một ngày 24 tiếng. Khi mọi thông tin phải đi qua một người, thì chính người đó trở thành điểm nghẽn của cả nhà máy, dù họ có giỏi và chăm tới đâu.
Ba thứ giám đốc chạy đi gom mỗi ngày
Bóc tách ra, mỗi ngày một giám đốc sản xuất chạy vòng để nắm ba thứ. Một, tiến độ sản xuất: chuyền nào đang ở công đoạn nào, có kịp đơn không, chỗ nào đang nghẽn. Hai, nguyên vật liệu và tồn kho: còn đủ để chạy không, cái gì sắp hết phải nhập gấp. Ba, đơn hàng: đơn nào tới hạn, đơn nào đang chờ, nên ưu tiên cái nào trước.
Ba thứ này hiện đang nằm ở ba nơi tách biệt: trong đầu tổ trưởng, trong kho, và trong file Excel của phòng kế hoạch. Muốn ghép lại thành một bức tranh để ra quyết định, giám đốc phải tự đi gom mỗi ngày. Và vì đi gom bằng tay nên thông tin luôn trễ một nhịp so với chuyện đang thật sự diễn ra dưới xưởng.
Cái giá của việc gom bằng tay không chỉ là thời gian của giám đốc. Một con số tiến độ về trễ nửa ngày có thể khiến kế hoạch xếp chuyền hôm sau lệch theo. Một lần phát hiện nguyên liệu sắp hết muộn vài tiếng có thể làm cả một chuyền phải dừng chờ hàng. Trong sản xuất, thông tin trễ thường kéo theo chi phí thật, chỉ là nó không hiện rõ thành một dòng trên giấy, nên dễ bị bỏ qua cho tới khi thành sự cố.
Một hệ thống quản lý sản xuất gom cả ba thứ đó về một màn hình. Mở app lên, giám đốc thấy ngay tiến độ từng chuyền theo thời gian thực, mức tồn của từng loại nguyên liệu, và danh sách đơn xếp theo hạn. Chỗ nào nghẽn thì hiện đỏ, nguyên liệu sắp chạm đáy thì cảnh báo, đơn sắp trễ thì nhắc. Giám đốc không phải đi hỏi nữa, mà ngồi một chỗ thấy hết, và chỉ xuống xưởng khi thật sự cần xử lý, chứ không phải để cập nhật thông tin.
Điểm cốt lõi không phải là cái app cho đẹp, mà là chiều thông tin bị đảo ngược. Trước đây giám đốc phải đi tới chỗ thông tin; giờ thông tin tự chảy về chỗ giám đốc. Tổ trưởng cập nhật ngay tại chuyền, kho ghi nhận ngay khi xuất nhập, đơn hàng vào là hệ thống tự xếp. Nhờ vậy, người đứng đầu ra quyết định trên số liệu của hôm nay, của giờ này, chứ không phải của hôm qua.
Nói thẳng: màn hình không thay được con mắt người làm nghề
Cần thành thật một điều: một màn hình không thay được con mắt của người trong nghề. Có những thứ phải xuống tận nơi mới thấy, như chất lượng một mối hàn, thái độ của công nhân, hay một chi tiết máy nghe có tiếng lạ. Hệ thống không bảo giám đốc đừng bao giờ xuống xưởng. Nó chỉ bỏ đi những chuyến đi chỉ để hỏi thông tin, để khi giám đốc xuống là xuống vì một lý do đáng giá. Thêm nữa, tuần đầu đưa dữ liệu xưởng lên hệ thống thường cực, vì công nhân quen tay ghi giấy. Đổi lại là một nhà máy minh bạch hơn về lâu dài.
Hai nhà máy, hai cách chạy
Hình dung hai nhà máy cùng quy mô. Ở nhà máy thứ nhất, mọi thông tin chạy qua giám đốc: muốn biết gì cũng phải hỏi, và giám đốc nghỉ một ngày là cả nhà máy mờ thông tin. Ở nhà máy thứ hai, tiến độ, kho và đơn hàng đều nằm trên một hệ thống chung; tổ trưởng cập nhật ngay tại chuyền, giám đốc và cả phòng kế hoạch cùng nhìn một con số. Khi có đơn gấp chen vào, nhà máy thứ hai biết ngay chuyền nào trống để xếp, còn nhà máy thứ nhất phải đi hỏi vòng quanh mới ra quyết định, thường là trễ. Khác biệt không nằm ở máy móc, mà ở chỗ thông tin có tự chảy hay không. (Tình huống minh hoạ.)
Khi mọi thông tin phải đi qua một người, người đó thành điểm nghẽn của cả nhà máy, dù giỏi tới đâu.
Nhà máy chạy nhờ hệ thống, hay nhờ đôi chân của bạn
Suy cho cùng, câu hỏi 'bạn có phải chạy xuống xưởng mỗi ngày không' không phải để chê sự sát sao. Nó để hỏi một điều sâu hơn: nhà máy của bạn đang vận hành nhờ một hệ thống, hay nhờ chính đôi chân của bạn? Một nhà máy mà mọi thứ phải đi qua giám đốc thì không thể lớn hơn sức của một người. Còn một nhà máy mà thông tin tự chảy thì giám đốc mới có thời gian làm đúng việc của mình: nghĩ về năng suất, về chất lượng, về đơn hàng lớn tiếp theo, thay vì cả ngày đi làm người đưa tin cho chính nhà máy mình.
Và một khi nhà máy đã tự báo cáo được, con số quy mô không còn đáng sợ. Thêm một chuyền, thêm một xưởng, thậm chí thêm một nhà máy nữa cũng chỉ là thêm dữ liệu vào cùng một màn hình, chứ không phải thêm một vòng chạy mỗi ngày cho giám đốc. Đó là lúc người đứng đầu thật sự điều hành, thay vì chỉ gồng để chạy theo cho kịp nhà máy của chính mình.
